手始めに【書類の収集】を行ったのだが・・・
使っている（毎日動いている）書類と「独自の一覧表？」
改善するにも「元の書面がなければ何も改善できない」ことにも気付かないほどの無能な私です。
まず手始めに自分が普段使用している「書類」をリストアップしました。
毎日、毎日考えなしに作成している「書類」です。
作成していると言っても「エクセル」で作成した書式を印刷したものです。
その書類に商品名や日付、規格を（わざわざ）記入して使用します。その「書類」を作成するための「独自の商品規格一覧表」なんてものを作成してたりします。
「書類を作成するための書類！？」
現場での作業で「確認するための書類」を作成するのに「独自の一覧表」から「手書き」で転記して・・・
これが「一覧表」から「確認書類」に転記するイメージです。
最初は担当の書類2枚程だったのですが、だんだん増えて行くものです。
「商品名」と「生産日」「規格」「注意点」など、それぞれの書類に手書きで転記してました。
「毎日」ですから結構な手間と時間がかかりました。
原始的な方法とは言わないで下さい。これが「知らないということ」です。
何の疑問も持たず通常業務として行なわれているのです。
転記する項目が多いと結構な手間であることに「やっと」気付きました。
何枚にも渡る書類に「同じことを記入」する？
手書きが面倒なら「コピペ」（コピーペースト）すればいい？
なら「記入項目をあらかじめ作っておいてコピペすればいい」ということにしました。
これで「細かい表も簡単に作成」できるようになりました。
「いや～これで解決」です。
他の担当者もですが、それぞれ必要事項を書類の枠外に作っておいて、それを組み合わせての書類作成です。
そのかいあって、他の方より早く正確にキレイに書類作成できるようになりました。
改善したのに作業が増えた
ところがです。簡単に作業が進むのが分かると「他の書類作成」も任されるようになるんですよ。
「エクセル得意ならササッとお願い！！」
だってさ。
「手が空いてるならよろしく！！」
なんて言われると腹立ちますね～
「エクセル」操作が速くなると「楽している」と思われてしまう理不尽！！
地道に書き書きしている方が「味のある書類」にでもなるというのか？
せっかく改善したのに「仕事が増える」なんとも悲劇的な状態になってしまいました。
そして「新たに押し付けられた書類」に必要な項目も例の「独自の一覧表」に項目を追加して・・・
イメージとしてはこんな感じです。面倒な作業が集まってきた感じです。
最初は「確認表」2枚だったのが「工程表」も増えていく・・・
各担当者が独自に仕事としてこれらの「書類作成」を誰も疑問も感じることなく行っていたのです。
とにかく自分の担当の分だけ「サクッ」と終わらせようと必死に？いや気付かずにこなしていました。
無能な私ですがここでようやく気付いたのでした。
同じ項目を何か所も記入（コピペ）してる現実に・・・
書類を一つの「フォルダ」にまとめたのだが・・・
前にも記した個別に作成した「独自の一覧表」を一つの「フォルダ」に集めました。
自分の「マイドキュメント」に保存していたり「共有フォルダ」に入れたりと特に決めていなかったので、各々で書類を作成し保存して使用している状態でした。
何となくですが「私の産んだ書類」を取らないで・・・
みたいな雰囲気を感じてしまったのは気のせいか？
一つの「フォルダ」にまとまれば後は簡単！！でもなかった
全部の書類を見比べて一番まとまっているのを基準にして大元になる「一覧表」を作成しました。
いわゆる「データベース」です！！
この「一覧表」を見れば「誰でも」「どの書類でも」作成することができます。
しかしここからが予想外に手間がかかりました。
年配上司の「パソコン」あるある？
「悪いけどあの書類印刷してくれる？」はよくあることです。
普段使いの書式は分かりやすいところに置いておけばいいだけのことなのです。
「オレが作った書類は渡さん！！」と思っているのかどうか分かりませんが、なかなかコピーさせてくれなかったりすることもしばしば。
これは担当者が不在の時は最悪です。わざわざ電話で「あの書類の保存場所どこ？」なんて聞いたりすることも・・・ないですよね。（あるならここから共感できるかも知れません）
慣れないパソコンでフォルダの階層が深い場合は「フォルダA」の中の「フォルダB」の中の「フォルダC」の・・・「下の方」にあります・・・。書いているのが面倒ですが「実際はもっと複雑」です。
これがパソコン苦手な上司のものならもっと大変です。
なぜなら・・・デスクトップには「虫が湧いている」かのように無数の「フォルダ」「ファイル」そして、ほとんど意味のない「ショートカット」で埋め尽くされているからです。
しかも、本人の記憶もあやふやで「ファイル名」もはっきりしないありさま・・・
これでは検索にも検索にも引っかかりません。
もはや「神経衰弱」です。（あるあるですよね）
本人が探しても見つからない事態も・・・
「いや～歳取るとよく見えなくて・・・」
「自分の使用しているパソコンでしょ？」と心の中で叫びます。
こんなんで「パソコン」いじって「普段何やってんだ？」と疑いたくなります。
こんなんで何分浪費しているのだか・・・悲しくなります。
月間、年間で換算すると・・・時間にして1日位は探していることになるのか？
時間単価が高い人は意識するべき問題です。
無能が考えた「手抜き」の方法
「エクセル・ブック」に作成する作成する書類を「シート」に並べる。
入力する項目の多い書類を「メイン書類」この場合は「予定表」にしました。
「予定表」に必要な項目を入力すると他の書類の入力箇所に「参照」させて同時に入力されるようにしました。
例えば「商品名」を入力すると書類すべての「商品名」が転記されることになります。
何となくそれっぽい話になってきました。
これでかなり「楽」になりました？
各担当者の書類作成がなくなり「楽」になりました。
いやいや予定表に「入力する人だけ」が大変になりました。
そうです「私の仕事」が増えました。
やっぱり余計なことには手を出さない方が・・・良かったか？
「転記作業」どうにかならないのか？
このやり方でもかなり改善と言う「手抜き」ができました。それでもまだ個別に記入しなければならない部分がありました。
「一覧表」から必要項目を転記する日々がしばらく続きました。
手で入力をすると必ず起こるのが「転記ミス」一段間違えて転記していたり・・・
途中で気付いて訂正したので大事にはならなかったものの、気づかなかったら大変です。
「作成書類」と「一覧表」は増殖していく
時間の経過と共に増えるのが「新製品」と「確認書類」？
会社ですので「新製品」が増えるのは当然です。増えるものがあれば減ることもあります。
そしてそれに付随して「確認項目」の追加や「確認書類」自体が増えることもあります。
本当は見直したいのですが・・・
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